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Mariage et Seminaire
Plus de conseils pour bien préparer votre séminaire
Encore plus de conseil pour vour aider à bien organiser votre seminaire
Après avoir suivi nos principaux conseils concernant la mise en place de votre séminaire, il vous reste de nombreux points de « détail » à viser afin que ces journées se déroulent au mieux. Nous les avons regroupés pour vous sous trois grands groupes aisément identifiables : les précisions concernant le fond en lien avec vos objectifs, les détails sur la forme et enfin la mise en place des « à côté ».
Pour que votre séminaire garde toujours un lien direct avec vos objectifs, pensez à instaurer un fil rouge. Celui-ci peut être un thème, tel que « l’importance de la remontée d’information au sein de la hiérarchie » ou bien une question plus précise « quels moyens mettre en œuvre pour améliorer la cohérence de l’information au sein de notre entreprise ? ». Pour permettre des débats fructueux qui bénéficieront à l’organisation de votre société par la suite, délimitez les personnes que vous souhaitez voir participer à votre séminaire. Selon les questions abordées et les buts fixés, vous pouvez convier tout un service ou au contraire seulement certains de vos collaborateurs, tels les cadres ou les responsables de service. Vous serez amenés à viser d’autres acteurs de vos relations professionnelles, tels que vos clients ou vos fournisseurs. En fonction des personnes invitées à cette occasion, définissez un angle d’attaque et les intervenants nécessaires à la bonne marche de votre évènement. Il peut être utile de faire appel à un spécialiste en coaching personnel afin que chacun développe au mieux ses capacités au sein de l’entreprise, ou bien de demander la présence d’un spécialiste en communication ou en gestion de personnel. L’important est que ces interventions restent cohérentes et cadrent avec votre propos.
Pour que le message de votre séminaire soit clair, veillez à ne pas oublier les questions « techniques » qui pourraient se poser. Une journée de formation suppose souvent certains outils informatiques indispensables à une bonne compréhension et à une mise en pratique immédiate des connaissances acquises. Dans le même ordre d’idée, si certains de vos séminaristes sont étrangers et ne comprennent que difficilement le français, n’oubliez pas de louer les services d’un traducteur, ou mieux encore, faites appels à des intervenants bilingues qui faciliteront la communication. Enfin, la date de votre séminaire doit être choisie avec soin. Evitez les périodes de travail intense au sein de votre société et privilégiez les moments de creux dans l’activité saisonnière pour ces rassemblements. Les séminaires durent en moyenne de deux à quatre jours. Si vous avez besoin de moins de temps que cela, autant organiser des réunions formelles au siège de votre société, et si cela vous semble trop court, préférez organiser deux séminaires distincts plutôt que d’accumuler le retard de travail au retour de vos collaborateurs. Les séminaires se déroulent en général en milieu de semaine. Les week-ends doivent rester des moments de détente pour vos salariés et laisser le lundi et le vendredi au sein de l’entreprise permet d’enrayer une partie du retard qui sera de toute façon pris dans le travail de chacun.
Quel que soit le type de séminaire que vous comptez organiser, gardez en tête que la productivité décroit avec la fatigue et la tension. Ainsi, veillez à toujours laisser des moments de détente dans l’emploi du temps. Ces instants peuvent être mis à contribution pour organiser des activités collectives qui permettront à chacun de se délasser tout en renforçant l’esprit d’équipe ou de compétition au sein de vos équipes selon votre choix. Si vous souhaitez une plus grande cohésion entre vos salariés, proposez des activités relaxantes ou en groupe telles qu’une initiation au Tai Chi ou encore un cours de cuisine gastronomique en commun. Si au contraire vous souhaitez augmenter l’esprit de compétition, choisissez une activité plus individualiste mais évitez tout connotation agressive : une course de karting reste amusante tandis qu’une partie de paint-ball peut vite être vécue comme un cauchemar par certains. Faites bien attention à toujours maîtriser ces temps libres pour éviter que votre apéritif informel de fin de journée ne se transforme en soirée contre-productive et n’entache durablement l’atmosphère de travail. Enfin, n’oubliez pas que la première impression reste la plus marquante pour bien des personnes. Veillez donc à ce que le lieu accueillant votre séminaire et les services de restauration correspondent aux attentes de vos collaborateurs au niveau du standing. Gardez toutefois à l’esprit qu’il est impossible de satisfaire tout le monde et qu’une marge de 20% de séminaristes mécontents est tout à fait acceptable.