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Mariage et Seminaire
Les trois conseils principaux pour bien organiser votre séminaire.
Les trois conseils principaux
Les séminaires font partie des évènements importants de la vie d’une entreprise. Pour être sûr que le votre se déroule tel que vous l’espérez, Salledereve vous donne les trois clefs sur lesquelles porter votre attention afin de réussir au mieux cette ou ces journées. Il vous faudra d’abord bien définir les objectifs de votre séminaire et à partir de là décider du lieu approprié et des prestataires auxquels faire appel.
Une définition claire des objectifs visés par votre séminaire est primordiale. Cernez au mieux vos attentes et gardez à l’esprit qu’il est impossible d’organiser de la même manière un séminaire d’information, de cohésion ou de travail. Pour mettre au point une ligne directrice forte, vous pouvez vous appuyer sur votre équipe dirigeante ou préférer faire appel à des professionnels du coatching qui vous aideront à définir les priorités de votre évènement. Pour une visibilité optimale de ces priorités, choisissez un thème ou une question « fil rouge » qui évitera que les réunions ne dégénèrent en débats stériles. Votre maître-mot pour l’occasion doit être l’anticipation. C’est grâce à une bonne anticipation des discussions et problèmes qui seront soulevés que vous parviendrez à maintenir vos équipes dans la direction souhaitée. Laissez une marge de manœuvre et d’initiative à vos subordonnés sans pour autant leur permettre de diriger l’organisation de votre séminaire. Quelle que soit votre décision, pensez à toujours tenir votre équipe au courant de vos décisions afin que tous sachent à quoi s’attendre et puissent se préparer dans des conditions optimales à ce séminaire.
Une fois vos objectifs définis, vous pouvez vous lancer dans la recherche du lieu adéquat. Celui-ci devra représenter votre culture d’entreprise et à votre ligne directrice. Il est communément admis que les destinations lointaines impliquent une ambiance moins studieuse et un cadre plus informel. S’il s’agit d’un séminaire de travail ou de formation, privilégiez une ville proche de votre implantation d’origine. Si au contraire vous souhaitez renforcer l’esprit d’équipe et la cohésion entre vos services, choisissez une destination plus « exotique » qui marquera les esprits de vos collaborateurs et donnera à votre séminaire une touche d’originalité. Quel que soit le cadre choisit, il vous faudra ensuite décider du lieu approprié. Réfléchissez aux impératifs propres à vos objectifs et à votre budget. Si vous souhaitez donner un côté exceptionnel à votre séminaire, choisissez l’originalité d’un Riad, d’un centre culturel ou d’une villa en bord de mer, pour un cadre plus strict et studieux, vous avez à votre disposition des péniches, centres d’affaires, club house de golf ou encore l’une des nombreuses salles de conférence que proposent désormais la plupart des hôtels. Gardez à l’esprit que vos équipes devront pouvoir accéder facilement à ce lieu afin de ne pas perdre de temps en long trajets ou risquer de se perdre en chemin. Si votre séminaire est résidentiel, réfléchissez aux éventuelles activités « récréatives » que vous souhaitez proposer et vérifier qu’elles se situent non-loin de votre lieu d’hébergement.
En fonction des objectifs et du lieu que vous aurez choisi, vous pourrez vous pencher sur la question des prestataires de services auxquels faire appel. Du service de restauration d’un traiteur au personnel d’accueil en passant par le voiturier ou même la location de véhicule, de nombreux prestataires de services sont à votre disposition pour vous aider à organiser au mieux votre séminaire. N’hésitez pas à faire jouer la concurrence afin d’obtenir les tarifs les plus compétitifs et ainsi coller au mieux au budget que vous souhaitez investir dans ce symposium.